みなさんこんにちは、大塚です。
先日面談した医療機関様から、「どう予約システムを選べばよいかわからない」とご相談をいただきました。
アポクルを選ばれる医療機関様も、そうでない医療機関様もいらっしゃる中で、改めてどうお伝えするべきか考えてみたので、そちらをブログにしてしまおうと思い本記事をアップします。
1. そもそも…予約システム導入のメリット
よく言われることですが、予約システムを導入することで、業務効率化や患者満足度の向上に繋がります。
具体的には…
- 業務効率化
電話や受付での予約対応・予約のお問い合わせ対応が減ります。
電話対応って、本当に負担が大きいんですよね…一件の電話で5分などは拘束されて、現場の患者様対応ができなくなりますし。 - 患者満足度アップ
24時間いつでもネットから予約できるため、通院のハードルが下がり、待ち時間の短縮にもつながります。今は電話や直接来院を嫌う方も多いですよね。 - 適切な集患
新規・再来予約に繋がりやすくなります。さらに予約がいっぱいなら自動で枠が閉じ、空いているところだけが患者様に提示されます。
2. ここはおさえておきたい！予約システムを選ぶ際のポイント
機能性・拡張性の確認
多様な予約方法に対応しているか
Web、LINE、アプリなど、患者それぞれが使いやすいチャネルに幅広く対応しているかは大切なポイントですよね。
「今は」必要なくても、機能拡張ができるか
LINE連携やタブレット受付機、モバイル診察券などのプラスαの機能について、利用したい時に利用することができるかをチェックしておいてください。
人手が減った時、より効率化を行いたいときに、利用したくてもできないと乗り換えをしなければならずスタッフ様負担が大きくなります。
予約条件の柔軟さ
リソース制御が可能か
繰り返せる枠制御の設定がどこまで細かく行えるか、さらにそれを臨時で変更する操作が簡単かを確認しましょう。
画面表示がわかりやすいか
患者側画面
患者側画面がわかりにくいと、中にはイライラしてしまう方もいます。
場合によっては予約の中断につながったり、より予約が楽な医療機関に流れてしまうこともあります。
いきなり会員登録をさせたり、入力項目が難しかったり（任意の英数字IDなど）、予約完了までのステップが長いものは避けましょう。（理想は4ページ程度）
医療機関側画面
医療機関側の画面は、予約業務の効率に直結します。
見にくいと頭の中の情報整理に時間がかかりますし、予約の移動などが入れ直し操作を伴うと運用が大変です。
色分けができる、シート一覧を閲覧できる、週や月単位空き状況が表示できる、予約追加時のクリックが少ない、などをチェックしてみてください。
コストとサポート体制
導入費用と運用コストのバランス
コストについては、医療機関様によって適切なコストと機能が異なるため一概にはお伝えできません。
初期費用、月額利用料、決済手数料などを総合的に比較し、費用対効果の高いシステムを選びましょう。
個人的には、「月額0円〜2万円以下」の予約システムはサポート体制や画面の使いやすさ、機能などのいずれかを妥協する必要がある可能性があると思っています。
サポート体制の充実
導入時のサポートや、トラブル発生時の対応なども重要な比較ポイントです。
可能であれば自社でサポートを行なっているところがおすすめです。
たらい回しにされてしまったりすることがないためです。
3. アポクルが選ばれる理由
- Googleで予約に対応
Googleビジネスプロフィールと正式な連携を行なっております。
大きな予約ボタンから直接予約ができ、予約完了率の向上に直結します。 - 多様なチャネルに対応
LINEや公式サイト、Googleマップなど、あらゆる導線での予約を一元管理できます。 - 柔軟な機能設計
細かな予約ルール設定が可能で、クリニックの運用にぴったりとフィットします。 - 手厚いサポート
導入から運用まで、自社の担当者がしっかりとサポート。医療機関様に安心してご利用いただけます。 - デザインが可愛い
え、こんなこと？と思われがちですが、女性スタッフさんから「デザインが可愛くて見やすい」と褒めていただくことがよくあります。
これは私の勝手な憶測ですが、「見やすくて直観的に操作ができる」先に「可愛い・オシャレ」があると感じています。
反対に「見づらくて操作性に乏しい」ことを「ダサい」と感じる方も多いと思います。
アポクルは完全自社開発のため、社内のデザイナーもとても喜んでいます(笑)
4. よくあるご質問・ご相談
貴院でお悩みのことは、他医療機関様もお悩みであることが多いです。
よくご相談いただくお悩みやご相談内容をピックアップしました。
先生はWEB予約、問診システムを導入したいと思っているけど、スタッフが反対していて導入に進まない
実はよく頂くお悩み1位、2位を争うくらい、どの医療機関様でも起こっています。
アポクルの営業のうち、前職が医療機関勤めだった社員からするとお気持ちがよく分かるようで「例えWEB予約が便利になって患者数が増えても、自分たちにメリットは無いし、とにかく新しい事を覚えるのが嫌」と考えるスタッフさんも少なくないようです。
もちろん予約システムを入れて、何かを覚えなければならないということは、確かにスタッフさんの負担になってしまいますが、
①そもそも覚えることが少なくて（直観的に操作できて）
②（患者さん自身で簡単に予約ができるから）患者さんからの問い合わせが減って
③予約状況の平準化ができる（過度に暇な日も、忙しい日もない）
となれば、「悪くないかも」と思ってくださるスタッフさんがほとんどです。
アポクルはこういった導入時のスタッフさんへのフォローも無料で行っております。
「看護師さんが導入を懸念している」「継承前の院長先生が乗り換えを嫌がっている」などございましたら、お気軽にご相談ください。
私たちから、直接関係者様にご提案することが可能です。
高齢者の患者が多いので、使ってもらえるか心配
このご相談は保険診療のお取り扱いがある医療機関様からよく頂きます。
高齢化が進んでいる地域も多くあり、私が聞いた中だと「受診者の9割が60代以上」という医療機関様もいらっしゃいました。
結論からお伝えすると、操作がかんたんなので問題なくお使いいただけます。
アポクルはスマートフォンやPCを操作できる方であれば簡単に予約ができます。
最近では「メールは使わないけど、家族とやり取りするためLINEは使っている」という高齢者も多いため、LINE予約をご活用いただく場合もあります。
また、WEB予約システムを導入すること自体が「若年層患者の集患」につながります。
学生や2～60代の社会人は終業後に受診することも多いため、WEB予約をして「診察してもらえる」という確約があると安心できます。
アポクル導入後、患者数が増えたという医療機関様が多いです。
予約システムの乗り換えにも対応しているか？
もちろん対応しております。
ご相談いただく約半数が新規導入、残り半数がお乗り換えです。
お乗り換えいただくきっかけは医療機関様により様々ですが、
- サポート体制が整っておらず、問い合わせしても返信が来ない、たらい回しにされる
- ネット上で月額2万円～と見たのに、オプションを付けていったら月額5万円を超えてしまって高い
- もともと保険診療のみだったが、今後自費診療をスタートするにあたり機能が足りない
- 導入当初は一番よさそうな予約システムだったが、今はあまりアップデートがされず古い印象になってしまった
- 今の予約システムはLINEと連携ができない
- 新規予約が入る度に成果報酬でお金がかかる
- 予約画面が使いにくい、わかりにくい
などといった理由が多いです。
今の時代、メールよりLINEのほうが利用率が高いため、LINEとの連携はマストかなと思います。
まとめ：迷ったら「アポクル」！
数ある予約システムの中でも、「患者にとって予約しやすく、スタッフにとって運用しやすい」を両立できるのがアポクルです。
Googleで予約、LINE連携、柔軟な運用設定…すべてを備えた予約システムをお探しなら、まずはアポクルをご検討ください。
ご相談・デモのお申し込みは、お気軽にお問い合わせください。
