WEB予約システムの選び方ガイド〜アポクルが選ばれる理由〜アポクル開発ブログ

みなさんこんにちは、大塚です。

先日面談した医療機関様から、「どう予約システムを選べばよいかわからない」とご相談をいただきました。
アポクルを選ばれる医療機関様も、そうでない医療機関様もいらっしゃる中で、改めてどうお伝えするべきか考えてみたので、そちらをブログにしてしまおうと思い本記事をアップします。

1. そもそも…予約システム導入のメリット

よく言われることですが、予約システムを導入することで、業務効率化や患者満足度の向上に繋がります。

具体的には…

業務効率化
電話や受付での予約対応・予約のお問い合わせ対応が減ります。
電話対応って、本当に負担が大きいんですよね…一件の電話で5分などは拘束されて、現場の患者様対応ができなくなりますし。
患者満足度アップ
24時間いつでもネットから予約できるため、通院のハードルが下がり、待ち時間の短縮にもつながります。今は電話や直接来院を嫌う方も多いですよね。
適切な集患
新規・再来予約に繋がりやすくなります。さらに予約がいっぱいなら自動で枠が閉じ、空いているところだけが患者様に提示されます。

2. ここはおさえておきたい！予約システムを選ぶ際のポイント

機能性・拡張性の確認

多様な予約方法に対応しているか
Web、LINE、アプリなど、患者それぞれが使いやすいチャネルに幅広く対応しているかは大切なポイントですよね。

「今は」必要なくても、機能拡張ができるか
LINE連携やタブレット受付機、モバイル診察券などのプラスαの機能について、利用したい時に利用することができるかをチェックしておいてください。
人手が減った時、より効率化を行いたいときに、利用したくてもできないと乗り換えをしなければならずスタッフ様負担が大きくなります。

予約条件の柔軟さ

リソース制御が可能か
繰り返せる枠制御の設定がどこまで細かく行えるか、さらにそれを臨時で変更する操作が簡単かを確認しましょう。

画面表示がわかりやすいか

患者側画面
患者側画面がわかりにくいと、中にはイライラしてしまう方もいます。
場合によっては予約の中断につながったり、より予約が楽な医療機関に流れてしまうこともあります。
いきなり会員登録をさせたり、入力項目が難しかったり（任意の英数字IDなど）、予約完了までのステップが長いものは避けましょう。（理想は4ページ程度）

医療機関側画面
医療機関側の画面は、予約業務の効率に直結します。
見にくいと頭の中の情報整理に時間がかかりますし、予約の移動などが入れ直し操作を伴うと運用が大変です。
色分けができる、シート一覧を閲覧できる、週や月単位空き状況が表示できる、予約追加時のクリックが少ない、などをチェックしてみてください。

コストとサポート体制

導入費用と運用コストのバランス
コストについては、医療機関様によって適切なコストと機能が異なるため一概にはお伝えできません。
初期費用、月額利用料、決済手数料などを総合的に比較し、費用対効果の高いシステムを選びましょう。
個人的には、「月額0円〜2万円以下」の予約システムはサポート体制や画面の使いやすさ、機能などのいずれかを妥協する必要がある可能性があると思っています。

サポート体制の充実
導入時のサポートや、トラブル発生時の対応なども重要な比較ポイントです。
可能であれば自社でサポートを行なっているところがおすすめです。
たらい回しにされてしまったりすることがないためです。

3. アポクルが選ばれる理由

Googleで予約に対応
Googleビジネスプロフィールと正式な連携を行なっております。
大きな予約ボタンから直接予約ができ、予約完了率の向上に直結します。
多様なチャネルに対応
　LINEや公式サイト、Googleマップなど、あらゆる導線での予約を一元管理できます。
柔軟な機能設計
　細かな予約ルール設定が可能で、クリニックの運用にぴったりとフィットします。
手厚いサポート
　導入から運用まで、自社の担当者がしっかりとサポート。医療機関様に安心してご利用いただけます。