まずは自己紹介をお願いします。
枦山です。2023年に入社しました。
現在は、関東・北海道を中心にアポクル予約・問診をはじめ、口コミサイト「Caloo」、HP制作・リニューアル、Google広告の運用代行など、集患や業務効率化に関するWebマーケティングのご提案をしています。
前職は広告代理店で営業をしており、チラシやパンフレットのデザイン・印刷代行、ホームページ制作などに携わっていました。
これまで担当してきた医療機関の中で、システムの操作が苦手なスタッフ様はいらっしゃいましたか？
いらっしゃいました。
アポクル導入前に、とある受付スタッフ様から、「ネットに疎い」「スマートフォンは使えるけれど、新しいシステムを使いこなせるか不安」とお声をいただいたことがあります。
当初は、導入に少し抵抗感をお持ちだったと思います。
ただ、実際に操作していただくと、画面がシンプルで分かりやすく、基本的な操作も少ないクリック数で完結するため、すぐに慣れていただくことができました。
また、導入時は営業担当が実際の運用方法まで一緒に確認し、導入後はサポート窓口が電話・メールでフォローさせていただきます。
そのため、システムが苦手な医療機関様でも、導入を進めやすい体制になっています。
アポクルをうまく活用しているクリニックに共通する特徴を教えてください。
共通しているのは、「最初から予約枠を広げすぎず、無理のない範囲で運用を始めていること」だと思います。
まずは、自院の診療体制に合わせて予約枠を限定して運用を開始し、先生やスタッフ様が操作や運用に慣れてきたタイミングで、少しずつ予約枠を増やしていく医療機関様は、比較的スムーズに運用できていることが多いです。
実際に、「想定していた以上に患者様からWeb予約が入った」というケースもあります。
（アポクルでは75歳以上でWeb予約をご利用される患者様もいらっしゃるため、想定より多く予約が入ったのだと思われます）
そのため、最初から理想の運用を目指すのではなく、実際の予約状況を見ながら徐々に調整していくことが大切だと思います。
反対に、導入後になかなか活用が進まなかったケースと、その改善方法についてお聞かせください。
導入ご担当者様と、院内のスタッフ様との間に物理的な距離があり、弊社も間に入ってサポートできなかった医療機関様は、なかなか活用が進みませんでした。
弊社では、こうした場合の対応として、現地もしくはオンラインでスタッフ様への研修を行わせていただくのですが、当初は導入ご担当者様から研修の実施についてご了承をいただけませんでした。（研修をお願いしたくないというより、まあいらないでしょう！自分からスタッフには説明しておくので！とご判断いただいたようでした）
その後、弊社から導入ご担当者様へ何度かスタッフ研修をご提案し、実際に行ったことで、無事にご活用いただけるようになりました。
スタッフ様への研修は無料で行っておりますので、ぜひお気軽にご依頼いただければと思います。
医療機関様と打ち合わせをする中で大切にしていることを教えてください。
一方的にご説明するのではなく、医療機関様とディスカッションしながら、認識を合わせていくことを大切にしています。
例えば、「QRコード」という言葉でも
・来院受付用（チェックイン用）のQRコード
・問診回答用のQRコード
・モバイル診察券のQRコード
など、アポクルでは用途によってさまざまな種類があります。
そのため、「QRコード」という言葉だけでお打ち合わせを進めてしまうと、お互いに違うものをイメージしたまま話が進んでしまう可能性があります。（実際にあった体験談です…）
医療機関様ごとにWeb予約・問診で実現されたいことはさまざまです。
だからこそ、「どのような運用を想定しているのか」を一つずつ確認し、お互いの認識をそろえて、同じ歩幅で進めることを大切にしています。
「こんな使い方もできるんだ」と感じた、印象的な活用事例があれば教えてください。
タブレット受付機を利用した「Web予約患者様の来院チェックイン」「当日の順番待ち受付」をご利用いただいている医療機関様の事例です。
これらの機能を活用することで、受付作業が簡単になったり、患者様が院内で順番を取ったりできるようになります。
私自身、アポクルに携わる前に近所の医療機関を受診した際、来院してから会計までの間に何度も受付へ行き来する場面があり、少し面倒に感じることがありました。
アポクルのタブレット受付機を活用することで、
・患者様視点：来院後に受付スタッフへ声をかけずに受付ができる
・医療機関視点：受付スタッフと患者様とのやり取りを減らせる
というメリットがあります。
新規開業時ではなく、開業から数年経った医療機関様にも「受付業務が楽になった」とおっしゃってくださったことは特に心に残っています。
さまざまなクリニックを見てきたからこそ感じる「導入を成功させるポイント」を教えてください。
まずは、トライアル期間を活用して実際に使ってみることが大切だと思います。
アポクルには、最初の3か月間は月額費用無料というトライアル期間を設けております。
もし3か月間ご利用いただき、アポクルでの運用は難しいとご判断いただいた場合、そのまま利用を終了することもできます
実際に運用してみることで、「この枠数なら無理なく対応できそう」「想定よりも多くの患者様にWeb予約を活用していただけている」といった新しい発見もありますし、反対に改善点が見つかるケースもあります。
まずはお気軽にお試しください。
これから導入する先生に、ぜひ知っておいてほしいことをお願いします。
・ステップが短くて迷わない
・無駄がない
・分かりやすい
・使いやすい
という点は自信を持っておすすめできるポイントです。
上記は、医療機関様だけではなく、実際にWeb予約やWeb問診を利用される患者様にとっても同じです。
また、アポクルは医療機関様・患者様からいただいたご意見をもとに、日々アップデートしています。
より各医療機関様・患者様の双方にとって、より使いやすく、分かりやすいシステムを目指して進化している点もぜひ知っていただきたいポイントです！
