まずは自己紹介をお願いします。
細川です。2022年に入社しました。
現在は主に関西エリアのクリニック様を担当し、アポクルの予約・問診システムをはじめ、WEB広告やホームページのリニューアルなど、WEB集患に関するご提案を行っています。
前職はホームページ制作会社で営業をしていました。そこで身につけたWEBサイトや集患に関する知識も活かしながら、「予約システムを導入する」だけではなく、その先の集患や患者様の利便性向上まで含めてお手伝いできるよう心がけています。
導入時に先生やスタッフ様から寄せられることの多い不安について教えてください。
予約システムの導入を初めて検討するクリニック様からのお問い合わせも多く、「スタッフが使いこなせるか」「患者さんがネット予約を使ってくれるか」といった操作面の不安はよく伺います。
また、「予約時間通りに診察できなかったら、患者さんからクレームにならないですか？」というご相談も多いです。
実際の診療では急患対応などでご案内時間が前後することもありますので、診療スタイルに合わせて予約枠の時間帯や人数を調整し、無理なく運用できる設定をご提案しています。
予約システムの導入にあたり、院内スタッフの協力を得るために工夫していることはありますか。
予約システムを検討される背景には、必ず何かしらの「解決したい課題」があると思っています。
「電話対応を減らしたい」「待ち時間を改善したい」「予約をもっと増やしたい」など、クリニック様によって課題は様々です。
そのため、単にシステムの機能をご説明するのではなく、まずは先生やスタッフ様のお話を伺い、「何を改善するために導入するのか」を一緒に整理することを大切にしています。
導入すること自体が目的にならないよう、実際の運用まで一緒に考えながら課題解決に伴走することを心がけています。
予約システムを導入した後、先生やスタッフ様からどのような反応をいただくことが多いですか。
「画面が見やすい」「思っていたより簡単だった」と言っていただくことが多いです。
アポクルは、ほとんどの設定を医療機関様側の管理画面から変更できます。そのため、一度操作に慣れていただくと、診療時間や予約枠の変更などをご自身で行っていただけます。
中には、操作説明でご案内していなかった設定までご自身で見つけて変更されているクリニック様もあります（笑）
直感的に操作していただける点は、アポクルの強みの一つだと思っています。
電話予約とネット予約をうまく併用するポイントを教えてください。
できる限りネット予約を促すため、まずWEB上では、クリニック様のホームページやGoogleマップから予約ページへアクセスできる導線を作ることが大切です。
既存の患者様には院内でご案内いただけるよう、ネット予約ができるQRコードを掲載した掲示用・配布用のチラシも無料でご提供しています。
その上で、スマートフォンをお持ちでない方などは、電話での予約が必要になります。
最近受診された患者様の年齢層をもとに、ネット予約に開放する予約枠を調整するようにご提案しています。
例えば、本来であれば1時間に10人診察できるところを、ネット予約には7人分だけ開放し、残り3人分は電話予約用に残しておくことで、ご高齢者にもやさしい運用ができます。
スタッフ様や患者様への定着が特にうまくいった事例をお聞かせください。
他社の予約システムからアポクルへ乗り換えていただいたクリニック様で、当初はシステム変更にあまり前向きではなかったスタッフ様がいらっしゃいました。
しかし実際に使い始めると、患者様ごと・予約ごとにメモを残せる機能を気に入ってくださり、「以前より便利になった」と積極的に活用していただけるようになりました。
患者様側についても、できるだけ不要な入力項目を減らし、予約完了までの手間を少なくすることを意識しています。
またアポクルには、LINEから予約すると2回目以降のログインが不要になる「LINE予約」が標準機能としてあります。実際に導入後1か月でLINEの友だち登録者数が約500人増えたクリニック様もあり、患者様への定着にもつながっています。
これから導入する先生・スタッフ様へメッセージをお願いします。
新しいシステムを導入したり、これまで慣れてきたやり方を変えたりすることは、どうしても最初はハードルが高く感じると思います。
一方で予約システムには、患者様の利便性向上だけでなく、予約数の増加、来院時間の分散、スタッフ様の電話対応削減など、様々なメリットがあります。
最初から「予約システムで何ができるか」を考えていただく必要はありません。
まずは「今こんなことで困っている」「ここを改善したい」ということをお聞かせください。その課題に対してアポクルをどう活用できるのか、クリニック様に合った運用方法を一緒に考え、導入後までサポートさせていただきます！
