まずは自己紹介をお願いします。
大竹です。2023年に入社しました。
関東・東北エリアを担当し、アポクル予約・問診のほか、口コミサイト「Caloo」、ホームページ制作、YouTube動画制作などをご案内しています。
前職は総合病院の事務職でした。医療機関で働いた経験は、現場の状況を踏まえたご提案をする際に生かせていると思います。
予約システムを導入することで、どのような業務を効率化できますか？
予約の受付や変更、キャンセルに関する電話対応を減らせます。
診療時間中に電話が鳴るたびに受付業務を中断する必要が少なくなり、スタッフ様は目の前の患者様への対応に時間を使うことができます。
なお、電話予約を受け付ける場合でも、予約状況は院内のすべてのPCから確認できるので、空いている予約枠を探すのも簡単です。
そのほか、郵送物の発送業務なども減らすことができます。
例えば、内視鏡検査を受けた患者様へ1年後にDMを送る作業も、「高度配信機能」というオプションで自動化できます。
アポクルではさまざまな作業を自動化できるため、お気軽に「こんなことはできますか？」とご質問ください。
医療機関向けの営業ならではの難しさや、面白さについて教えてください。
難しさは、医療機関様ごとに独自の複雑な予約ルールがあることです。同じ診療科でも運用は異なるため、まずは現在の運用方法を丁寧に伺います。
院長先生は導入を希望していても、スタッフ様は新しいシステムに不安を感じている場合もあります。
そんなときは、スタッフ様にとってのメリットも具体的にお伝えしています。
面白いのは、現在のシステムの操作に不満をお持ちの先生に、アポクルの操作やカスタマイズの実例をお見せする瞬間です。
先生が目を輝かせて「これがやりたかった」とおっしゃってくださると、とても嬉しいです。自分の提案が現場のお悩みにぴったり合ったと感じる瞬間です。
先生との打ち合わせで大切にしていることを教えてください。
ニーズを把握したうえで、必要以上の機能を無理に導入しないことです。
機能が多ければ便利とは限らず、現場で無理なく使い続けられることが大切だと思っています。導入後の負担を増やさない提案を心がけています。
特に初めて予約システムを導入するクリニックでは、Web予約に対応する診療科目を必要最小限に絞り、オンライン決済などのオプション機能は無理に追加せず、まずは予約機能だけで運用を始めることをおすすめしています。
慣れてきたら問診を追加し、必要に応じてLINE連携や電子カルテ連携などの機能を追加していきます。
アポクルでは予約以外にも問診などの機能がありますが、予約と一緒に利用することでどのようなメリットがありますか。
医療機関様側では、一つの管理画面で予約と問診を確認でき、複数の画面を行き来する必要がありません。
患者様側では、予約から問診へスムーズに進めるため、問診の回答率が93％と非常に高い結果が出ています。
また、問診未回答の方には自動でリマインド通知が送信されるため、来院前の回答を促せます。
LINE連携を活用することで、クリニックや患者様にどのようなメリットがありますか。
医療機関様にとっては、LINE公式アカウントの友だちを増やせるメリットがあります。
メールよりLINEのほうが開封率が高いため、予約のリマインド通知を見てもらいやすくなり、見逃しによる無断キャンセル防止も期待できます。
また、LINE予約機能をご利用いただくことで、予約のハードルが下がり、予約完了にもつながりやすくなります。
患者様は予約のたびにクリニックのホームページを探す必要がなく、使い慣れたLINEから予約が取れます。
メールアドレスがなくてもLINEで予約完了や来院前の通知を受け取れる点も便利です。
患者様にとって、予約がより身近になると思います。
「こんなクリニックには、この機能がおすすめ」といった活用方法があれば教えてください。
内視鏡検査や健診を行う医療機関様には、高度配信機能とLINE連携を使い、検査や健診から300日後に、次回の受診案内をLINEで自動送信する使い方がおすすめです。
これまで手作業で案内を送っていた医療機関様には、特に役立つと思います。
また、特定の診療メニューの予約を制限できる「診療メニュー制限機能」を活用して、胃カメラの予約が連続しないようにしたり、事前診察を終えた患者様に検査当日の注意事項を載せた予約票を印刷したりすることもできます。
予約外の患者様を受け入れる医療機関様なら、休み明けの月曜日の早い時間はネット予約を制限し、直接来院される患者様のために予約枠を残しておく運用もできます。
これまでに蓄積したノウハウを生かして、さまざまなご提案ができますが、お悩みに応じた新しい解決策もご提案できるよう、お打ち合わせの際には頭をフル回転させています（笑）。
最後に、アポクルをご利用中の先生・導入を検討されている先生へメッセージをお願いします。
すでにご利用いただいている先生方は、改善してほしい点があれば、いつでもお聞かせください。
アポクルは随時アップデートしていますし、細かなカスタマイズもできます。
「こういう予約の取り方はできる？」というご相談も、ぜひお気軽にサポート窓口へご相談ください。
導入をご検討中の先生方には、ぜひ操作の分かりやすさを体験していただきたいです。
初めて導入する先生も、現在お使いのシステムに不満やお悩みがある先生も、無料トライアルで実際の使い心地をぜひお試しください。
